イベントプロモーションにソーシャルメディアを使おう

リアルイベントのプロモーションとして、ソーシャルメディアをどう活かすことができるでしょうか。今回は、イベントプロモーションに、ソーシャルメディアを組み合わせることができるか、またその結果として期待できる効果について考えてみたいと思います。

イベントプロモーションでは、特設Webサイトの設置、ダイレクトメールでの案内、チラシ配布、メディアなどへのバナー広告出稿、メルマガ広告配信、プレスリリース配信などが主流です。

こうした従来の方法に、ソーシャルメディアを使った情報発信を加えることで、イベントの認知度向上だけでなく、運営者側とユーザーとのコミュニケーションを通してよりイベントを盛り上げられるようになります。

もう一つ、重要な効果として、ソーシャルメディア上でのユーザーの声を聞き、それをイベントに反映させたり、ユーザーがイベントについて話題にしやすい雰囲気を作ることができます。ユーザーが話題にするということは、別のユーザーがイベントを知るきっかけを増やすことにつながります。

今回は、参加者数100名−500名くらいの規模のイベントをプロモーションすることを想定し、検討するべき事項や発信する情報について整理します。

イベントプロモーションにソーシャルメディアはどれくらい活用されているか

参考までに、イベントプロモーションにソーシャルメディアはどれくらい活用されているのでしょうか。

HubSpotによるEvent Marketing Statsという2010年の調査データによれば、約40%の企業がソーシャルメディアをイベントプロモーションに利用しているとのことです。ソーシャルメディアの利用者が年々増加していることを考えると、2012年の今はもっと増えているのではないでしょうか。

国内の事例では、以下のようなイベント専用のFacebookページを運営している企業があります。

OracleOpenWorldTokyo

JavaOneTokyo

Social Media Week Tokyo

Interop Tokyo

東京ガールズコレクション_TOKYO GIRLS COLLECTION.

イベント用のTwitterアカウントはもっとたくさんあるでしょう。

ソーシャルメディア×イベントプロモーション:検討事項

ソーシャルメディアを使ったイベントプロモーションを検討するにあたっては、以下の項目について検討し、実施するかどうか検討する必要があるでしょう。

イベントのターゲットとの相性

最初に考えるべき項目は、イベントのターゲットとしている人たちがソーシャルメディアを使っているかどうかです。

せっかく、プロモーションをしても、ターゲットが利用していなければ、意味はありません。

ソーシャルメディアごとの利用者属性とターゲット属性の比較、ソーシャルメディア上でそのテーマは話題になっているか、といったことを調査する必要があります。

どんな情報を配信できるか?

ソーシャルメディアを使って配信できる情報を考えてみましょう。例えば、以下のような情報があるでしょう。

イベントの基本情報

もっとも重要なのがイベントの基本情報です。

・イベントの趣旨

・開催スケジュール
・開催場所の案内
・イベントのアジェンダ
・参加費用、特典など

期待できる効果

イベント内容の周知、スケジュール調整のリマインダー

スピーカーの情報

登壇者、講師などスピーカーはイベントの華です。人物やその人の活動を紹介します。

・スピーカーの紹介

・スピーカーの活動紹介(最新記事やメディア露出などの紹介)
・イベントの参加企業(ブース出展など)の紹介

期待できる効果

「あの人の話を聞きたい」という参加モチベーションの向上、登壇者、スピーカーのブランディング

過去のイベントの紹介

過去に開催したことのあるイベントであれば、過去のイベントの記録として、プレゼンテーション資料、動画、写真などをシェアします。

期待できる効果

イベントの雰囲気や価値を伝えられる

イベントのテーマに関連する情報の配信

イベントにテーマに関するニュース、記事、書籍、テレビ番組、雑誌記事など、多様なソースの情報を収集し、シェアします。イベントの紹介記事やスピーカーが執筆した記事、取材を受けた記事などを含みます。

期待できる効果

テーマについての啓蒙、テーマに興味を持つ人の増加

イベント準備状況の報告

イベント運営者の活動として、イベント準備にまつわる進捗情報や開催にあたっての工夫などをシェアします。

期待できる効果

ユーザーに親近感を与えたり、イベントをより楽しみに感じてもらうことができます。

イベントの中継

イベント開催時に、イベントを中継したり、動画で中継し、参加者以外にも情報を伝えることができます。

また、外部メディアや個人ブロガーによるイベントレポートなども、ソーシャルメディア上で積極的にシェアします。

期待できる効果

オンラインからの参加者の増加、イベントの話題性を高める

イベントのアーカイブ

イベント開催後、プレゼンテーションのスライドや動画、写真を公開したり、参加者の質問や感想を受け付けます。

期待できる効果

イベント後のフォローアップ

どのプラットフォームを利用するか

イベントのプロモーションにどのソーシャルメディアを使うか考えます。

Webサイト

イベントの情報を掲載したWebサイトです。TwitterのボタンやFacebookの「いいね!」などのボタンをつけることで、ユーザーが話題にしやすくなります。また数字も出るので、どのくらい話題になっているかを可視化することができます。

今回想定したイベント規模は100人−500人なので、イベントの参加登録などは、特定のプラットフォームに依存するよりも、Webサイトからできるようにしたほうがいいでしょう。

Twitter

イベントの公式アカウントを作り、イベントの情報発信やイベント当日の中継、イベントに関する情報や疑問をツイートしている人のフォロー、サポートを行う、といった利用方法があります。イベントの開始前、当日、開始後とそれぞれのフェーズごとに異なる情報を発信できます。

イベント専用のハッシュタグを用意することで、イベントのストリームをまとめやすくすることができます。ハッシュタグはあらかじめ用意しておき告知しておくだけでなく、イベント会場に掲示したり、プレゼンテーションの合間のスライド表示で案内するなど、周知のための工夫が必要です。

来場者にイベントのことをツイートしてもらったり、写真をアップすることをすすめるような雰囲気も作りましょう。以前、私が参加したイベントでは、イベント名をツイートした人の中から、抽選でプレゼント!というような企画もありました。

さらに、会場にスクリーンを用意しておいて、イベントに関連するツイートを流すというような見せ方もおもしろいでしょう。

Facebook

Facebookページを作成し、上記で上げたような情報を発信していきます。Facebookページ内で、イベントのテーマについてのコミュニティを作るイメージです。

Facebookページは、テキストの投稿、リンクの投稿、画像投稿などが簡単にできるので、情報発信プラットフォームとしてもっとも活用しやすいでしょう。ユーザーがFacebookページからの投稿に反応(「いいね!」やコメント、シェアなど)してくれれば、その友達にも情報が広まっていくので、情報拡散の期待もできます。

また、Facebookページを作成したら、イベントのテーマに興味がありそうなユーザーをターゲティングしてFacebook広告を配信するのもよいでしょう。

なお、Facebookにはイベント機能が用意されています。このイベント機能を使うと「参加」「不参加」登録ができたり、参加者のリストを表示させることができます。ユーザーがイベントに「参加」をクリックすると、その友達に情報が伝わるので効果は抜群です。ソーシャルメディア関連のイベントで、参加者の9割がFacebookアカウントを持っていることが想定され、参加費用は無料であれば、イベント機能を使って参加登録をするのも可能でしょう。

しかし、今回の想定したイベント規模(100人−500人)の場合、Facebookを利用していないユーザーも含まれると考えられるため、参加登録は別ページで行うほうがよいでしょう。そうすると、イベントページに「参加」ボタンがついていることが、参加登録方法の誤解を生む原因になるので、イベントページを作成するかどうかはよく検討するべきでしょう。

mixi

ターゲットの属性によっては、mixiページでの情報発信やコミュニケーションのほうが、Facebookページよりも適している場合があります。

東京ガールズコレクションは、Facebookだけでなくmixiページも使っています。

SlideShare

過去の講演のスライドや、イベント終了後にスライドを公開します。

Ustream/Livestream

イベントの中継を行う場合、UstreamやLivestreamを使って動画中継を配信します。アーカイブも保存できます。

YouTube

イベントの過去のデータや終了後にデータを公開することができます。

ブログ

イベントに関連する情報をブログで発信します。イベントプロモーションだけのためにブログを開設するのはやや敷居が高いので、すでに企業ブログなどを運営しているところが、ブログでも情報発信するというイメージでしょう。

イベント管理系Webサービス

イベント情報の登録や参加者の管理、イベントの招待などができるWebサービスが多数あります。代表的なものにATNDeverevoなどがあり、決済もできるものもあります。

ソーシャルメディアの集客効果をどう測るか?

こうしたプロモーションの結果として、集客にどれくらい影響したかを調べるには、会場内のアンケートやイベント終了後のアンケートで、イベント情報をどういう経路で知ったかを調査し、評価します。

有料のイベントであれば、Facebookページで「いいね!」をしてくれている人やTwitterでフォローしている人にだけ、プロモーションコードを配布して、そこから流入度を調べるといったこともできるでしょう。

集客以外にも、TwitterやFacebookでのコミュニケーションの活発度や、オンライン上でどれくらい話題になったか、スライドや動画へのアクセス数といったことを数値で整理するのもよいでしょう。

まとめ:イベントプロモーションとソーシャルメディアは相性がよい

今回は、イベントのプロモーションにソーシャルメディアをどうやって活かすことができるかについて検討しました。

上げた利用方法は基本的なものばかりですが、こまめに情報発信を続けることで、イベントの当日だけでなく、イベント前後にもユーザーの興味を高めることができると考えられます。

実際、自分の体験でもソーシャルメディア上で情報が流れてくることがきっかけで、イベントに参加するということがあるので、相応の認知度向上や集客効果はあると言えます。

なにより、集客だけに限らない効果も期待できます。リアルイベントは、参加者だけに閉じた体験でしたが、ソーシャルメディアで積極的な情報発信を行うことで、参加できない人にもイベントを体験してもらうことができます。

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